Sau khi cài đặt và setting N8n thành công, chúng ta sẽ tiếp tục đến hướng dẫn tạo n8n workflow để các bạn có thể setup các workflow của riêng mình. Tại bài mở đầu này, chúng ta sẽ học cách tạo workflow đọc tài liệu từ google sheet, dùng thông tin từ đó để tạo nên danh sách các file docs tự động nhập các thông tin cần thiết
N8n workflow: Trình độ cần thiết
Trong bài này chúng ta sẽ tìm cách đọc dữ liệu từ google sheet vào bộ nhớ n8n, sau đó dựa vào thông tin đó và tạo nên 1 danh sách các file google docs với nội dung đã được sửa đổi theo thông tin trong file google sheet.
Để tiến hành thực hiện được các việc kết nối thông tin trơn tru, chúng tôi mong các bạn tham khảo cách tạo các kết nối với các hệ thống của google trong bài viết sau: Hướng dẫn N8n – kết nối google
Nếu các bạn sử dụng mẫu template sẵn có của chúng tôi tại: . Các bạn chỉ cần khởi tạo file excel mẫu và file docs mẫu là có thể dùng. (No code). Tuy nhiên nếu các bạn muốn tinh chỉnh thêm thì sẽ yêu cầu trình độ low-code hoặc Developer. Với các bạn muốn tạo workflow phức tạp hơn hay kết nối nhiều workflow với nhau thì các bạn nên đọc thêm chuỗi bài viết hướng dẫn N8n nâng cao.
Giờ chúng ta sẽ cùng bắt đầu
N8n workflow: Tác dụng của workflow này là gì?
Về cơ bản, workflow này có tác dụng giúp các bạn tạo ra các file rất nhanh từ dữ liệu nhập sẵn trong google sheet, tất cả hoàn thành trong 1 phút với chỉ 1 nút bấm. Nếu có 100 thông tin khách hàng đi chăng nữa, thời gian để hoàn thành toàn bộ là dưới 20 phút và bạn hoàn toàn không cần làm gì ngoài nhập dữ liệu gốc vào file excel cũng như chuẩn bị mẫu file docs (điều mà bình thường các bạn vốn có sẵn).
Chúng ta hãy cùng bắt đầu với danh sách khách hàng trong file sau đây, ở đây tôi tạo nhanh danh sách khách hàng gồm họ và tên, địa chỉ, số điện thoại và email.
OK, đã hoàn thành, tiếp theo chúng ta tạo file doc mẫu và nhập các short code sau đây vào vị trí cần thay đổi thông tin
Giờ chúng ta chạy workflow
N8n workflow đã chạy xong trong 1 phút, toàn bộ 10 thông tin khách hàng đã được cập nhật vào 10 file docs khác nhau
So sánh với tốc độ xử lý bình thường, quá trình này có thể có sai xót và tốn không ít hơn 1 giờ đồng hồ để xử lý, hiện tại chúng ta đã hoàn tất trong 1 phút với sự hỗ trợ của N8n workflow.
N8n workflow: Cách sử dụng workflow đã có sẵn này
Các bạn xử lý theo đúng các bước sau đây:
- Tải file workflow_*.json từ link sau về máy.
- Tạo file google sheet với nội dung giống với file google sheet ở link sau
- Tạo file google docs mẫu với nội dung giống với file google doc ở link sau.
- Kết nối các thông tin cần thiết vào N8n workflow.
- Chọn Test workflow để bắt đầu và cảm nhận thành quả
N8n workflow: Hướng dẫn kết nối các thông tin cần thiết vào workflow
Sau khi các bạn import workflow vào từ file Json download các bạn sẽ được 1 chuỗi các action như hình trên, nếu ai còn chưa biết import ở đâu thì đây là vị trí của nút import
Thông thường sau khi vào đa số các ô cần kết nối (có icon của google sheet và google drive) đều sẽ có cảnh báo do chưa setup thông tin thành công. Ở đây script này cần có quyền truy cập vào 3 service sau của google
- Google Sheet
- Google Docs
- Google Drive: Vì sau khi tạo file mới sẽ cần phải lưu lại file lên google drive
Do vậy các bạn cần phải nhớ cấp quyền 3 dịch vụ này cho tài khoản đăng nhập trước khi tiếp tục. Nếu chưa biết cách setting, xin vui lòng đọc bài viết sau: N8n hướng dẫn – Setup bật quyền truy cập cho các hệ thống google
Sau khi các bạn tạo xong 2 file ở bước 2 và 3 theo đúng mẫu, chúng ta sẽ copy các thông tin vào như sau:
Block Get Google Sheet Data
Các bạn cần điền thông tin vào 2 dòng khoanh vàng kia, trong trường hợp file google sheet của các bạn có đường link là : https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxx => các bạn nhập xxxxxx vào ô khoanh vàng ở trên. Tiếp theo đó các bạn chọn sheet chứa dữ liệu của các bạn từ danh sách sau đó click ra ngoài form để ẩn form này đi.
Block Get Google Docs Template
Các bạn cũng tìm thông tin ID về file doc mẫu của các bạn như trong hình, nếu url có dạng: https://docs.google.com/document/d/xxxxxx thì các bạn điền xxxxxx vào ô khoanh vàng
Block Create Google Doc File
Với block này, các bạn chọn thư mục trong google Drive mà các bạn muốn lưu các file mới tạo vào
Block Modify data back to Google Sheet
Các bạn có thể bỏ qua block Update google Docs (chỉ cần set tk google Auth là đủ) vì nó sẽ lấy thông tin từ bước trước đó. Ở đây các bạn nhập id của file sheet ban đầu. Ghi chú là trong file các bạn phải luôn có 1 côt tên là link (không viết hoa) để hệ thống mapping chính xác các cột. Nếu các bạn đặt sai tên cột thì sẽ cần mapping lại tốn thời gian hơn đặc biệt với các bạn No Code.
N8n workflow: Hướng dẫn và giải thích chi tiết
Với các bạn no code có thể dừng ở 5 bước trên, phần này tôi muốn giải thích kỹ hơn cho các bạn trình độ low-code và developer là hệ thống N8n workflow này chạy như thế nào.
Đầu tiên, các setting ở node này sẽ đọc dữ liệu trong file
Sau khi dữ liệu được đọc xong sẽ được lưu về “Get Google Sheet Data” và có thể sử dụng trong các script xử lý dữ liệu tiếp theo trong N8n workflow
Tiếp đó node Docs này có nhiệm vụ đọc template gốc và lưu thông tin lại
Sau khi lưu thông tin xong, 2 dữ liệu nói trên được đưa qua 1 đoạn code javascript để xử lý bằng 1 vòng lặp để replace hết các short code trong mẫu.
Dựa trên dữ liệu đã được xử lý xong, chúng ta dùng 2 node Docs này trong N8n workflow để tạo ra các file docs và ghi dữ liệu vào đó dựa trên template đã được điền thông tin khách hàng
Sau đó node này sẽ đóng vai trò xử lý dữ liệu để tạo ra link google doc dưới dạng text phục vụ cho việc lưu thông tin vào google sheet ban đầu
Cuối cùng các file được tạo ra sẽ có 1 id được lưu lại, node Google sheet cuối cùng làm nhiệm vụ lưu link các file google docs đó trở lại file google sheet gốc, điều này giúp cho các hàng nào đã có link được cập nhật sẽ không bị tạo lại file google docs trong các lần tiếp theo
N8n workflow: Kết bài
N8n Academy đã giúp bạn có thể hoàn thành những công việc nhàm chán nhưng tốn thời gian chỉ bằng 1 script N8n đơn giản. Để tìm hiểu thêm các N8n template khác của N8n Academy, xin hãy truy cập vào kho template của chúng tôi hoặc sử dụng các template có sẵn trên github repository public của chúng tôi hoặc trong các bài viết sau. Chúc các bạn thành công.
